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On en fait, des caisses ! Ou l'art de l'adressage

04 avril 2018 

Le chantier revient en force pour vous parler de caisses et d’adressage !
Adressage ? Quand on vous dit "place du Vieux Marché" pour trouver le Muséum, pas de problème, par contre pour trouver une pointe de flèche, c’est peut-être un peu plus compliqué… Il faut donc des "adresses" plus précises. L’adressage consiste ainsi à localiser exactement un objet. Avec ce nouvel article, les chantiers de collections n’auront bientôt plus de mystères pour vous !

Le chantier actuel a libéré beaucoup d’espaces dans le bâtiment et ce gain de place nous est très utile : nous pouvons étaler un fonds dans toute une salle afin de le rendre réellement cohérent. Dans le fonds "zoologie", nous avions des bacs où beaucoup de types d'éléments étaient mélangés, comme des étoiles de mer avec des oursins, des cigales, des coraux, des coquillages, des dents de tigre, etc. Ce fonds ne représentait "que" 150 caisses. Nous avons pu l'étaler pour redistribuer totalement ces objets et leur donner cette cohérence. Nous travaillons toujours dans le but d'une réserve utilisable par une seule personne (ce qui implique un adressage clair, des caisses de moins de 7kg, une circulation facilitée). Proposer des ensembles "ornithologie", "herpétologie", "crustacé" au sein d'un unique inventaire de zoologie (donc un seul fichier Excel) est ainsi beaucoup plus pratique pour notre collègue (qui vient d’arriver !) dans sa mission de conception de mallettes pédagogiques (on vous en parlera sûrement dans un prochain article).

Une méthodo bien pratique

Riche de cette expérience, nous avons utilisé cette même méthode pour la pétrologie et la paléontologie, à savoir :

  • Un contrôle préalable par notre directeur (Cédric Crémière) et le responsable de la pédagothèque (Nicolas Bansaye), afin de vérifier si des spécimens n’ont pas fait l’objet d’erreur de distribution au moment de la conception des caisses. C’était le cas du poisson de Cerin ci-dessous devant être en collection patrimoniale ou de fossiles trouvés en pétrologie.

Poisson de Cerin. Photo : Hugo Bordet

  • Un étalage des bacs : concrètement, nous disposons au sol et sur les tables les caisses – ce qui encombre vite la salle de travail (néanmoins nous faisons attention de laisser des espaces de circulation : ce serait dommage de se blesser !). Petit exemple de cet encombrement sur la photo en tête d'article (Hugo en pleine réflexion).

  • De grands ensembles se dégagent. Pour la paléontologie : les ammonites, les bélemnites, la paléobotanique, etc. ; pour la pétrologie : les calcaires, les grès, les calcites, les barytines, etc. ; pour la zoologie : les coraux, l’herpétologie, l’entomologie, etc.

  • Nous mettons de côté ce qui n’est pas identifié. En effet, beaucoup d’informations peuvent se perdre au fil du temps, ce qui est un réel problème. Ces données doivent pouvoir être utilisées par les générations futures et comprises par elles. Cette compréhension ne doit donc pas dépendre de la connaissance d’une seule personne, puisqu’il y a nécessairement du roulement de personnel (que ce soit un changement de poste, un départ en retraite, un décès…). Les informations peuvent également se perdre lors de déménagement précipité ou lors d’un don de particulier qui n’a, à l’origine, pas d’idée précise de ce que peut être l’objet (c’est courant dans les cas d’héritages). Ces objets sont alors identifiés par du personnel plus compétent en la matière, grâce à des recherches documentaires ou par des bénévoles (comme vous l’avez lu dans cet article). Ensuite, ils sont versés aux ensembles préconstruits.

  • On uniformise les "contenants" : (Attention, vocabulaire technique, vous pouvez passer votre chemin, si vous le souhaitez !) des bacs Allibert, format "Europe" avec une ouverture de 60 cm sur 40 cm. Ce format est un standard et constitue une fraction du format de palette de norme Europe (80 x 120). À partir de cette dimension, nous avons des doubles caisses (80 x 60), mais peu utilisées car très encombrantes, ainsi que des demi-caisses (40 x 30). Ces dernières sont pratiques pour des objets denses et lourds, mais elles doivent être signalées par une vignette "1/2" afin de ne pas être surpris (et donc ne pas se la prendre sur le genou...) par sa profondeur lorsque nous la tirons du rack. Ces caisses ne doivent pas être ajourées (afin de limiter la poussière et pour qu’elles soient plus "solides"). Elles sont capitonnées par nos soins : le fond est doublé d’une fine couche de mousse de conservation maintenue avec du scotch double face. Cette étape permet une meilleure stabilisation de son contenu. Elles sont désormais prêtes à partir en cas de déménagement imprévu (dégâts dans le bâtiment ou décision administrative, ce qui arrive plus souvent que l’on ne le pense).

  • On uniformise le contenu : les objets sont dans des sachets refermables, afin d’y laisser la documentation liée à l’objet (information de collection, identification, numéro d’inventaire), de limiter l’empoussièrement extérieur et interne (nous avons des collections dégageant elle-même de la poussière, comme les fossiles). Tous les objets doivent être visibles et préhensibles immédiatement : nous n’empilons pas les objets. Nous les fermons avec un couvercle mince. D’autres couvercles existent mais ils sont plus ou moins épais, ce qui prend plus de place dans un rack. Les caisses sont plafonnées à 7 kg (contenu, bac et couvercle inclus) afin d’être facilement manipulées par une personne seule. Tous ces détails ont une importance non négligeable lors des usages quotidiens.
7011055Caisse "brute"Caisse "brute"Agrandir l'imagehttp://www.museum-lehavre.fr/sites/default/files/multimedia/caissebrute.png© Hugo Bordet
15002000Caisse "cohérente"Caisse "cohérente"Agrandir l'imagehttp://www.museum-lehavre.fr/sites/default/files/styles/exposition/public/multimedia/caisses_coherentes_1_guillaume.jpg?itok=bUM_XNZf© Guillaume Mallard
1000750Caisse "cohérente"Caisse "cohérente"Agrandir l'imagehttp://www.museum-lehavre.fr/sites/default/files/styles/exposition_portrait/public/multimedia/caisses_coherentes_3_leo.jpg?itok=b58SNYsR© Léo Frézel
15002000Caisse "cohérente" (On voulait tout de même parler un peu d'œufs au retour du week-end de Pâques !)Caisse "cohérente" (On voulait tout de même parler un peu d'œufs au retour du week-end de...Agrandir l'imagehttp://www.museum-lehavre.fr/sites/default/files/styles/exposition/public/multimedia/caisses_coherentes_4.jpg?itok=AFWnveke© Hugo Bordet

  • Le contenu est traité par la formidable équipe du chantier comme expliqué dans cet article.

  • Nous collons sur le couvercle une pochette adhésive pour les "fantômes". En effet, nous travaillons sur la constitution d’une réserve, elle va donc être utilisée et les objets vont être amenés à "sortir". Lorsque ce sera le cas, nous placerons un "fantôme" dans cette pochette, avec les renseignements nécessaires. Cela va permettre d’éviter la perte d’un objet à l’occasion d’un oubli de retour. Il s'agit d'une méthode très utilisée dans les bibliothèques et les archives. 

  • Une fois la caisse mise en rack, elle est adressée, cette étape est primordiale.

Exemple de fantôme ci-dessous :

C’est quoi un adressage ?

Un adressage consiste à localiser exactement un objet. Ceci implique de tout nommer et cartographier, du général jusqu’au plus précis :

  • Le bâtiment : à savoir les réserves du Muséum.

  • Les noms des salles : Nous avons nommé les salles, puis nous avons constitué un plan en vue d’une utilisation par n’importe qui venant travailler par la suite.

  • Le mobilier : ici, nous n’avons que du rack à bac appelé "colonne" = un meuble de rangement équipé de glissières où viennent se poser les bacs. Pour une logique de logiciel et parce que nous dépassons la centaine, nous les nommons en trois caractères comme "043" ou "102". Les numéros de colonne continuent sans interruption, sur les trois salles de réserves. Chaque salle est également cartographiée avec la situation du mobilier dans l’espace. La couleur utilisée est celle des fonds, nous avons arbitrairement choisi les couleurs. Lorsqu’il n’y a pas de couleur, c’est que la colonne est vide.
  • Le contenu du mobilier : nous avons cartographié l’emplacement de chaque caisse à l’intérieur de chaque colonne. Ce qui est pratique pour les demi-caisses rangées les unes derrières les autres, donc cachées. Nous partons du bas vers le haut pour leur rangement. Cette logique vient des réserves d’archives ou de bibliothèques où l’on prend le parti qu’aucun espace de rangement ne viendra sous le meuble (ben oui, c’est le sol…) mais qu’un développement en hauteur au-delà du meuble est possible. En effet, le plafond des salles est rarement au niveau du mobilier de rangement. 

  • Les bacs : leurs noms commencent par "PEDAGO" pour pédagothèque, afin de ne pas se mélanger avec le fonds patrimonial ou d’autres types de collections (bibliothèque par exemple). Ensuite, arrive le nom du fonds avec "ZOO" pour zoologie, "PAL" pour paléontologie, etc. Enfin le numéro des caisses, numérotées de 1 à (insérer ici le dernier numéro de caisse). À ceci s’ajoutent des "numéros-filles" (accrochez-vous, ça devient technique !). Ce type de numéro se fait lorsqu’un ensemble est cohérent dans nos fonds de zoologie ou autre. Par exemple, les coraux sont nommés "PEDAGO ZOO 44" mais nous en avons 21 caisses : alors arrivent les numéros "PEDAGO ZOO 44.1", "PEDAGO ZOO 44.2", "PEDAGO ZOO 44.3", etc. Ces sous-ensembles sont très pratiques lorsqu’on les cherche en réserve.

Cela donne des adressages du type : "*Bâtiment*/salle 103/047/PEDAGO PETRO 31" pour une agathe polie, ou "*Bâtiment*/salle 106/098/PEDAGO ARCHEO 133" pour une reproduction d'une statue-menhir du Néolithique.

Un rangement fonctionnel

Nous travaillons toujours dans l’optique de réserves fonctionnelles immédiatement, facilement, par quelqu’un équipé de notre inventaire, par quelqu’un que nous n’aurions pas besoin de former. Les plans qui vous ont été présentés seront affichés en grand format et en couleur, à plusieurs endroits dans les réserves ; les caisses sont toutes étiquetées de leur nom, les colonnes à bacs également (en haut et en bas du mobilier), les salles ont les noms inscrits sur les portes (reliquat d’une autre époque que nous recyclons). 

Toute cette méthodologie fait gagner un temps très précieux dans les recherches d’objets (pour le personnel ou les chercheurs), permet d’avoir des réserves réellement fonctionnelles, par tous. Cette méthodologie a été assimilée par l’équipe du chantier (en action depuis fin novembre), éprouvée par les responsables de collections et sera appliquée pour l’ensemble des nouvelles réserves qui vont nous accueillir dans quelques mois. 

Dans l’état actuel, les fonds de zoologie, de botanique et de pétrologie de la pédagothèque sont terminés et le chantier va pouvoir basculer sur les fonds patrimoniaux.


Texte, photos et schémas : Hugo Bordet

Relecture et mise en ligne : Mathilde Créton, Guillaume Mallard, Alice Michonnet

Collections - Chantier des collections - adressage - caisses

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